Písemná komunikace má být efektivní a jednoznačná
Situace
Úplně klidnou mysl by si v době pandemie zachoval jedině Sandokan, Kadaitcha – mstitel kmene, legendární samuraj Musaši nebo pirát, Jack Sparrow. Kdyby ještě žili… Ale naše situace je jiná a jsme jen lidé, možná budeme legendy, ale to až později.
Sociálně odloučeni ve svých domácích „vězeních“ přesto potřebujeme pracovat dál. A především komunikovat – efektivně a jednoznačně. Snad může pomoci pár doporučení, která se nám v komunikační branži osvědčila:
1. Validovat
Každé písemné sdělení si po sobě přečtěte. Sdělení veřejné nebo určené více osobám dejte přečíst někomu, kdo pomůže odhalit zejména dvojsmysly, jiná vyznění, opakování slov nebo nadbytečná emocionální zabarvení. Říkáme tomu procesu validace.
2. Být věcní a vyhnout se patosu
V „těle“ zprávy buďte věcní, chcete-li adresátovi vyjádřit účast s těžkou situací nebo nějaký subjektivní názor, formulujte ho až na závěr.
3. Používat diakritiku a interpunkci
Všichni děláme chibi, ale nyní může mít chyba v důležité zprávě fatální konsekvence. Omezte – pokud možno – psaní bez háčků a čárek („Jsme v cele“ x „Jsme v čele“).
4. Být konkrétní
Dobře formulovaný a konkrétní předmět zprávy jí dává u adresátů větší prioritu („Ahoj všem“ x „Videokonference v 17:00 se odkládá na zítřek“).
5. Držet se tématu
Držte se předmětu komunikačního vlákna a řešíte-li něco jiného, založte vlákno jiné (viz. „Já o voze a on o koze“). Vlákna komunikace („Re:“; „Fw:“) se v této době prodlužují a při zpětném hledání může být obtížné řešené téma (je-li odlišné od předmětu) dohledat.
6. Strukturovat informace
Strukturujte své informace, ať už jde o sdělení, dotazy či odpovědi. Vyvarujte se tzv. mraků – tak říkáme nestrukturovaným a neformátovaným textům (lidově „výlevům“).
7. Oddělovat subjektivní pohled od hlavního sdělení
Nebojte se použít odlehčení (vždy pro odlišení se smajlíkem), ale pamatujte, že každý humor má své hranice, jsme všichni teď citlivější, každý třeba na něco jiného.